Incoterms binnen een internationaal handelsterrein

Bij B&S is de wereld jouw handelsterrein. Als ondernemer heb je niet alleen te maken met de verkoop van je producten of het binnenhalen van nieuwe leads. Je bent ook verantwoordelijk dat jouw order op een correcte manier bij de klant afgeleverd wordt. Tot waar ben jij verantwoordelijk voor de levering en wanneer neemt de klant het over? Kortom, waar ligt het “critical point”? Om hier in dezelfde taal te spreken, zijn er officiële afspraken over de leveringscondities opgesteld. Dit zijn de Incoterms. De Incoterms worden elke 10 jaar aangepast of vernieuwd naar de omstandigheden. Hieronder vertelt onze Sales Manager jou precies wat de Incoterms inhouden volgens de Incoterms® 2010 edition en hoe je dit binnen B&S toepast.

Er zijn Incoterms voor zowel over het water als andere vormen van transport, e.g. luchtvracht of vervoer over de weg. Mijn persoonlijke ervaring ligt bij transporten over de weg. Soms organiseer ik het vervoer, een volle wagen of een gedeelde wagen met alle klanten uit één land. Op andere momenten komt de klant zelf naar ons magazijn om de goederen op te halen. Soms arriveren goederen kapot bij de klant, is er niet goed gestapeld in de vrachtwagen of komen de goederen helemaal niet aan. In dit soort situaties moeten we precies weten wie er verantwoordelijk en zijn de Incoterms dus heel erg belangrijk.

FCA – Free Carrier – Vrachtvrij tot (eerste) vervoerder

Dit is de Incoterm die we hanteren bij klanten die de goederen zelf komen afhalen. B&S regelt zelf de documentatie en geeft dit altijd mee aan de chauffeur. Deze documenten worden altijd gekopieerd en meegestuurd naar de klant. Uit ervaring weten we inmiddels dat dit niet overbodig is om te regelen. Vanaf het moment dat de goederen in de vrachtwagen zijn geladen, is de koper volledig verantwoordelijk. Het gebeurt echter vaak dat er toch klachten volgen als de vrachtwagen is gearriveerd. Om een voorbeeld te noemen: eieren zijn onderop een pallet geladen met vruchtensap erbovenop. Het resultaat? Platte eieren en een boze klant. Als wij de pallet zo in de vrachtwagen hadden geladen waren wij verantwoordelijk omdat de koper pas verantwoordelijk is als het in de vrachtwagen staat. Gelukkig worden er foto’s gemaakt in het magazijn tijdens het laden. Als het blijkt dat de chauffeur ergens onderweg de pallets heeft omgewisseld waardoor de eieren onderop zijn beland, dan ligt de verantwoordelijkheid dus echt bij de transporteur en niet bij ons.

EXW – Ex Works – Af Fabriek

Deze Incoterm is vergelijkbaar met FCA, maar het grote verschil is dat de klant/afhaler hier verantwoordelijk is voor het opstellen van de documentatie en het inladen van de goederen. B&S maakt hier weinig gebruik van. We willen geen andere vervoerders in ons magazijn hebben om de goederen te laden, zodat we de controle en het overzicht zelf kunnen behouden. Daarnaast werken we nauw samen met de douane. Om dit vertrouwen te winnen en te koesteren, is het noodzaak om aan alle regels en wetten te voldoen. We kunnen het ons niet veroorloven dat een afhaler verkeerde documenten selecteert, wat resulteert in discussies met belangrijke stakeholders. B&S is overal op voorbereid!

CPT – Carriage Paid To – Vracht betaald tot

Bij deze Incoterm wordt het transport door de verkoper geregeld tot een afgesproken punt. Wij regelen ook de documenten hiervoor, maar niet de verzekering. De klanten beslissen zelf of zij een verzekering willen. Als ze dit willen, moeten ze dit zelf regelen. Het nadeel is dat wij dan niet weten wat de verzekering precies dekt. Als de goederen beschadigd aankomen, was dit dan de verantwoordelijkheid van de verkoper die het transport regelt? Of hoort dit gedekt te worden door de verzekering van de klant?

Daarnaast is het heel belangrijk om duidelijk te zijn over de locatie van levering. Het moet zo concreet mogelijk. CPT Haven Rotterdam zou bijvoorbeeld geen goede optie zijn. Is de verkoper dan niet meer verantwoordelijk zodra het schip binnenkomt? Verschuift de verantwoordelijkheid pas na lossen in de haven of na het transporteren tot de weg van de haven? Allemaal vragen waar je van te voren goed over na moet denken bij deze incoterm.

Een ander voordeel van CPT voor de verkoper is dat de koper aansprakelijk is vanaf het moment dat de goederen het pand verlaten en er iets gebeurt.

CIP – Carriage and Insurance Paid To – Vracht en Verzekering Betaald tot

Dit is hetzelfde als de voorgaande Incoterm, alleen verzorgt de verkoper hierbij wél de verzekering. Bij deze afspraak is in principe alles onder controle en draagt de verkoper de volledige verantwoordelijkheid tot lossen op de afgesproken plaats. Alles wordt goed en duidelijk afgesproken, waardoor beide partijen niet voor verrassingen komen te staan.

Dit is een voordeel voor de koper, omdat hij op deze manier is gedekt tegen eventuele schade die opgelopen kan worden tijdens de transit. Een voorbeeld hiervan is lekkage op het schip waar de container zich bevindt. Dit komt niet vaak voor, maar bij een kostbare order is het slim om hierop voorbereid te zijn.

DAT – Delivery At Terminal – Geleverd op Terminal

Deze Incoterm wordt veel gebruikt bij EU-grens overschrijdende transporten. Als je bijvoorbeeld moet leveren in Rusland of Turkije gebeurt dit veelal op een Douane terminal op aanwijzing van de klant. De verkoper regelt het transport, de verzekering, de uitvoerdocumenten en levert de goederen aan tot de terminal die afgesproken is. De klant moet in het land van bestemming zelf zorg dragen voor de invoerrechten en regelt het transport van de terminal tot de eindbestemming. De terminal kan ook een kade, opslagplaats, container-, weg-, spoor- of luchtvrachtterminal zijn.

DAP – Delivery At Place – Geleverd ter Bestemming

DAP is de Incoterm die ik persoonlijk het meest gebruik. Dit betekent dat de verkoper rechtstreeks levert naar de overeengekomen plaats van bestemming. De verzekering en documenten worden allemaal door B&S geregeld.

Een voordeel is dat wij alles controleren, wij boeken het transport, regelen de documenten etc. Toch zijn er genoeg situaties waar iets fout kan gaan. Niet lang geleden moest er vóór vrijdagochtend zalm geleverd worden bij een Duitse klant. Helaas had de transporteur vertraging opgelopen en kon hij pas na het weekend leveren. Op zich is dat geen probleem, maar wij hoorden pas op dinsdag dat alle documenten op donderdag al achter waren gelaten bij de klant. Deze documenten waren op dat moment niet meer geldig, waardoor de klant de goederen niet meer aan kon nemen. Maar, omdat de klant de goederen niet had afgemeld, konden wij de goederen ook niet meer terug laten halen. Tussen dit overleg door heeft de transporteur besloten om alle pallets met zalm ergens in een magazijn neer te zetten, waar niemand ooit van heeft gehoord. Om een lang verhaal kort te maken, zijn dit zaken waar onduidelijkheid kan ontstaan en een bedrijf uiteindelijk schade door kan oplopen. De transporteur mag nooit ergens documenten achterlaten en goederen niet lossen.

DDP – Delivery Duty Paid – Geleverd en Rechten betaald

De DDP Incoterm legt nagenoeg alle verantwoordelijkheid neer bij de verkoper. Je verkoopt de goederen aan de klant en moet zelfs de invoerrechten voldoen in het land van bestemming. Tot het moment dat je de goederen ingeklaard geleverd hebt, ben je verantwoordelijk voor de verzekering, het transport en de uit- en invoerdocumenten. Je moet goed oppassen met de Incoterm, omdat je verantwoordelijk bent voor de invoerheffingen in het land van bestemming. Helaas komt het regelmatig voor dat exporterende partijen goederen DDP leveren aan een klant buiten de EU. Dit kan voor aanzienlijke problemen zorgen, want je moet de invoerrechten voldoen. Strikt genomen hoeft de klant niets te doen en alleen maar te wachten tot je de goederen aanlevert. Maar hoe weet je wat de invoerrechten zijn van uw goederen in het land van bestemming? Hier moet je een douane agent voor regelen in het land van bestemming die de invoerrechten betaalt, zodat de vrachtauto of container ingeklaard kan worden. In sommige landen is dit een lastige opgave als je geen vestiging in dat land hebt. Zorg dat je van tevoren weet waar je het over hebt als je goederen gaat leveren buiten de EU onder de DDP Incoterm. Je kunt ook leveringscondities afspreken als je transport via het water wilt vervoeren. Hieronder zijn de volgende Incoterms opgesomd bij vervoer over het water.

FAS – Free Alongside Ship – Vrachtvrij langszij schip

FAS wordt internationaal niet meer zoveel gebruikt, omdat een levering “langszij” schip bijna niet meer voorkomt door het gebruik van containers bij overzee transport. Wel wordt het gebruikt voor goederen die men moet aanleveren voor gebruik op het schip zelf. Bijvoorbeeld proviand voor de bemanning. De verkoper regelt het transport, vervoersdocumenten, eventueel uitvoerdocumenten en de verzekering. Daarnaast draagt de verkoper het verdere risico tot aan het moment dat de goederen gelost worden naast het schip. Op dat moment verplaatst het “critical point” zich van de verkoper naar de koper. De koper betaalt de rest van het transport van de goederen.

FOB – Free On Board – Vrachtvrij aan boord

FOB wordt veel gebruikt, bij deze incoterm kom je overeen dat het “critical point” over gaat van de verkoper naar de koper op het moment dat de container geladen wordt in het vrachtschip. De verkoper maakt de documenten op, maar de koper betaalt de zeevracht en zorgt voor de rest vanaf het moment dat de goederen in het schip geladen zijn.

CFR – Cost and Freight – kostprijs en vracht

Deze Incoterm is gelijk aan FOB, met als verschil dat ook de verkoper het transport van de container (overzee) betaalt tot het moment dat het geleverd wordt tot de gewenste terminal of haven van de klant in het land van bestemming. De levering van de goederen is het moment dat de container geladen wordt aan boord van het schip. De kopende partij draagt dus vanaf dat moment de verantwoordelijkheid en moet zelf zorg dragen voor de verzekering. Dit is een veel voorkomende Incoterm bij transport overzee.

CIF – Cost, Insurance and Freight – Kostprijs, verzekering en vracht

Deze Incoterm gaat weer een stapje verder, de verkoper levert de goederen op het moment dat er geladen wordt aan boord van het schip. Maar de verkoper sluit naast de vervoersovereenkomst voor het transport naar de gewenste haven of terminal ook een verzekering af voor schade of verlies van de goederen tijdens het transport. Deze verzekering moet minimaal de goederenwaarde dekken.

Bij B&S komt onderstaand overzicht regelmatig bij collega’s op hun bureau voorbij. Je ziet namelijk in één blik welke Incoterm jij het beste kunt gebruiken. Één ding is zeker: als je als ondernemer bij B&S aan de slag gaat, zul je dit héél veel gaan gebruiken.